V souvislosti s aktuální situací ohledně šíření viru SARS-COv-2, kdy se pro zamezení šíření viru doporučuje maximálně omezit osobní kontakt, fyzické i právnické osoby hledají nové možnosti komunikace nahrazující osobní přítomnost účastníků. Jedním z nejčastěji využívaných kanálů je e-mailová komunikace. Je třeba však myslet na to, že obchodní emailová komunikace může za určitých okolností naplňovat znaky tzv. obchodních sdělení.
Šíření obchodních sdělení neupravuje obecné nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR), ale zákon č. 480/2004 Sb., o některých službách informační společnosti, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „Zákon“). Dle Zákona je obchodním sdělením „každá forma sdělení, včetně reklamy a vybízení k návštěvě internetových stránek, určeného k přímé či nepřímé podpoře zboží či služeb“. Fakticky se tak může jednat o jakýkoliv e-mail týkající se činnosti podnikatele, např. propagující nabízené výrobky či služby nebo třeba jen právě informace vybízející k návštěvě webové stránky.
Dle Zákona lze podrobnosti elektronického kontaktu (e-mailovou adresu) využít k šíření obchodního sdělení pouze s předchozím souhlasem adresáta. Upozorňujeme, že na rozdíl od GDPR, které se vztahuje na ochranu osobních údajů, je souhlasu k zasílání obchodních sdělení zapotřebí jak u fyzických, tak u právnických osob.
Bez souhlasu lze elektronický kontakt (e-mailovou adresu) adresáta využít pouze pro zaslání nabídky obdobných výrobků nebo služeb, a to vlastním zákazníkům, tedy osobám, s nimiž má podnikatel již nějaký obchodní vztah. Není tedy možné, aby podnikatel např. zasílat obchodní sdělení na kontakty vyhledané ve veřejných registrech nebo z úplatně či bezúplatně získaných databází. Obchodní sdělení lze adresátů, včetně zákazníků zasílat pouze tehdy, pokud to adresát předem neodmítl.
Každé obchodní sdělení musí obsahovat alespoň následující náležitosti:
- jasné a zřetelné výslovné označení obchodní sdělení: mělo by být v úvodu či přímo v předmětu zprávy; nemusí však jít přímo o označení obchodní sdělení, ale ze zprávy musí být jasné, že jde o obchodní sdělení, zpráva může být označena např. slovy „akce“, „akční nabídka“, „, newsletter“, apod.;
- totožnost odesílatele, jehož jménem se komunikace uskutečňuje, a to i v případě, že obchodní sdělení rozesílá třetí osoba pověřená odesílatelem);
- platná adresa, jejíž formou může adresát jednoduše a účinně zaslat informaci o tom, že si nepřeje, aby mu informace byly odesílatelem nadále zasílány, a to buď přímo adresa nebo např. odkaz, na kterém se lze ze zasílání obchodních sdělení odhlásit.
Jelikož při zasílání obchodních sdělení fyzickým osobám dochází ke zpracování osobních údajů, je nutno rovněž zohlednit a dodržovat pravidla stanovená předpisy na ochranu osobních údajů, zejména nařízení GDPR.
Na závěr upozorňujeme, že v praxi velmi často dochází k pochybení při zasílání obchodních sdělení a Úřad pro ochranu osobních údajů registruje velké množství stížností z důvodu neoprávněného nakládání s osobními údaji při šíření obchodních sdělení. Právě prošetřování stížností na neoprávněné zasílání obchodních sdělení je jednou z nejčastějších agend Úřadu na ochranu osobních údajů a úřad za prohřešky často uděluje pokuty. Je proto žádoucí si ověřit, zda e-mailové zprávy zasílané klientům, obchodním partnerům a dalším subjektům jsou obchodním sdělením ve smyslu Zákona, a pokud ano, zda odesílatel splňuje veškeré zákonné požadavky pro šíření obchodních sdělení.
Pokud budete mít jakýkoliv dotaz týkající problematiky obchodních sdělení, případně si budete přát připravit standardní formulace pro obchodní sdělení vyhovující podmínkám Zákona, neváhejte se na nás obrátit.
Advokátní kancelář Vítek Mrázek Kramný s.r.o.
Mgr. Barbora Prokůpková, advokátka