Pandemie koronaviru vyvolala řadu dosud neznámých a kritických otázek pro všechny podnikatele a firmy (a samozřejmě i jiné občany). Jaké jsou povinnosti vůči zaměstnancům a dalším osobám, které pracují pro vaši organizaci? Jaké jsou konsekvence v oblasti pojištění? Mám a mohu zrušit smluvní závazky, mám svolat valnou hromadu, schůze orgánů?
Zpracovali jsme přehled základních oblastí a postupů, které by měl každý podnikatel a každá společnost, její vyšší management a statutární orgány, zvažovat.
Pokud zjistíte, že se Vás může týkat kterýkoli z níže naznačených problémů, je správným postupem (best practice) vyžádat si včasnou právní asistenci. V případě potřeby se proto obracejte na společníka kanceláře Petra Mrázka, který koordinuje poradenství v jednotlivých oblastech. Otázky lze zasílat na adresu sak@advokatvam.cz.
Koronavirus na pracovišti – jak postupovat?
Každý zaměstnavatel má povinnost provést nezbytná opatření k zajištění zdraví a bezpečnosti zaměstnanců. Ale co to obnáší a jak postupovat? Co když se zaměstnanec vrací anebo nemůže vrátit ze zahraničí, anebo odmítne přijít do práce? Jaké jsou možnosti podpory ze strany státu u jednotlivých případů omezení pracovní činnosti? Na většinu otázek odpovídáme v samostatném dokumentu/příspěvku na našich webových stránkách.
Koronavirus a smluvní závazky – jak postupovat
Každý podnikatel musí zvážit dopady pandemie na jeho smlouvy. Jak snížit rizika? Je nutno zvažovat jak jedna či druhá strana může ukončit smlouvu, odpovědnost za porušení smlouvy a možnosti jejího vyloučení, jak lze či nelze splnit smlouvu a poskytnout plnění, jak závazky vynutit, vyšší moc apod. Je nutné mít na zřeteli i reputační rizika, možné poškození pověsti a rizika insolvence.
Pojištění – kryje vzniklou situaci?
Vztahuje se Vaše pojistka na situace, když smluvní partner nedodá nebo nezaplatí z důvodu pandemie? Co když bude uzavřen Váš závod, kanceláře nebo vzniknou škody z jiných důvodů?
Závisí na vymezení pojistných rizik v pojistných smlouvách a podmínkách. Je ale potřebné dát pozor i na výluky. Nejste-li pojištěním kryti, je vhodné uvažovat o jednání s pojišťovnou o možném rozšíření, pokud ale některá pojišťovna takovou možnost ještě nabízí. Určitě je potřebné provést revizi pojistných smluv a jednat s pojišťovnami o možnostech i z hlediska další obchodní strategie a záměrů.
Organizace a plánování valných hromad a jiných akcí
Většina společností má před sebou svolání valných hromad nebo schůzí jiných orgánů. K tomu je potřeba respektovat opatření vlády nebo jiných autorit týkající se omezení shromažďování většího počtu osob a ochrany zdraví. Společnosti by měly prověřit své statutární dokumenty z hlediska úpravy možností vzdálené účasti (telefonicky, prostřednictvím videa apod.), hlasování per rollam a stanovení kvora. Je vhodné i zvážit, zda členové (akcionáři, společníci) by nemohli hlasovat s využitím zmocnění a dále, zda zatím neodložit odeslání formální pozvánky (i s ohledem na důsledky takového odeslání). Nepodstatné nejsou ani možné stornovací poplatky při zrušení rezervace prostor.
Nájemní vztahy a povinnosti pronajímatele
Pronajímatel musí zajistit bezpečné prostředí v pronajímaných prostorách a zároveň zajistit prostory otevřené pro nájemce. Co se ale stane, pokud pronajímatel přijme přehnané opatření a budovu uzavře? A na druhou stranu, co se stane, pokud pronajímatel nepřijme žádná opatření, neprovádí úklid a desinfekci a nájemci se nemohou bezpečně dostat přes společné prostory?
Vládní opatření a omezení s dopadem na podnikatelskou činnost
Podnikatelé musí nepřetržitě a pozorně sledovat všechna úřední opatření a zvažovat krátkodobé i střednědobé dopady uložených omezení na jejich transakce, na jejich dodavatele, přístup k zákazníkům, zaměstnance apod.
Corporate governance
Statutární orgány a management společností musí identifikovat rizika ohrožující jejich společnosti v souvislosti s pandemií COVID-19 a nastavit nebo upravit své plány ke snížení rizik. Musí posoudit životaschopnost společnosti, z krátko i dlouhodobého hlediska a být schopni rychlé reakce na rychle se měnící prostředí. Za tím účelem mohou být efektivnější schůzky a porady omezené pouze na nezbytně nutné účastníky a zaměřené na vitální záležitosti. Management se musí soustředit na prověrky likvidity a jiných finančních potřeb, pojištění, daňových otázek, zásadních smluv a na nové korporátní hrozby, ale i příležitosti. Měly by být nastaveny postupy a pravidla, umožňující rychlou a efektivní komunikaci, výměnu informací a rozhodování v rámci společnosti.
Rizika soudních sporů
Pandemie násobně zvyšuje rizika soudních sporů. Podnikatelé musí citlivě posuzovat rizika spojená s přerušením nebo nedodržením dodávek zboží nebo služeb, změn v oblasti pracovního práva a zaměstnanosti, s kybernetickými riziky, nesplněním jiných povinností apod. a zvažovat opatření k jejich minimalizaci. Soudy jsou v současnosti úplně nebo částečně uzavřené pro soudní jednání, což může omezit přístup k soudní ochraně v naléhavých věcech. Je proto potřeba včas a odpovědně zvažovat potřebu soudní cesty, zejména v naléhavých věcech a přijmout správná opatření, aby nedošlo k promlčení nebo jiné ztrátě lhůt.
Ochrana osobních údajů
I v této oblasti pandemie vyvolává řadu otázek. Jedná se jednak o nakládání s osobními údaji zaměstnanců souvisejících s jejich karanténou, měřením teploty apod., ale také dochází k narušení vnitřních elektronických informačních systémů, různými hackery, v důsledku phishingových útoků apod. Tato rizika se mohou zvyšovat v souvislosti s velkým množstvím zaměstnanců pracujících nyní v rámci home-office, mimo obvyklou supervizi a kontrolu. Je proto potřebné tento aspekt zahrnout do svých plánů na ochranu proti důsledkům pandemie.
Situace se velmi rychle mění a vyvíjí. O významných a relevantních změnách se budeme snažit Vás informovat.
za Advokátní kancelář Vítek Mrázek Kramný s.r.o.
JUDr. Petr Mrázek
advokát – společník