Informace o zpracování osobních údajů

Advokátní kancelář Vítek Mrázek Kramný s.r.o. se sídlem v Praze (dále jen „Advokátní kancelář“ nebo „Správce“) v souladu s ustanovením čl. 13 Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů), (dále jen „GDPR“) tímto poskytuje informace o zpracování o ochraně osobních údajů v Advokátní kanceláři.

Advokátní kancelář chrání zpracovávané osobní údaje a nakládá s nimi v souladu s platnými právními předpisy v oblasti ochrany osobních údajů. Osobní údaje shromažďuje převážně od svých klientů nebo jejich protistran a jejich zástupců, dále též od třetích stran, jako jsou např. státní orgány, zaměstnavatel, obchodní partneři, dodavatelé nebo z veřejně dostupných databází.
V tomto informačním sdělení uvádíme jednotlivé kategorie zpracovávaných osobních údajů, účely zpracování osobních údajů a způsoby jejich zpracování, jejich příjemce, práva subjektů údajů ve vztahu k ochraně osobních údajů a dobu uchování osobních údajů.
Subjekt údajů má právo své osobní údaje Advokátní kanceláři neposkytnout. V případě, že je ale poskytnutí těchto osobních údajů povinné (a to ze zákona či smlouvy), nebude Advokátní kancelář bez poskytnutí osobních údajů moci poskytnout své služby.

Správce osobních údajů:

Advokátní kancelář Vítek Mrázek Kramný s.r.o.
Se sídlem: Pod Klaudiánkou 271/4a, 147 00 Praha 4
IČ: 06690289
E-mail: sak@advokatvam.cz, Tel: 261 198 160

Kategorie osobních údajů

Klienti a třetí strany

Advokátní kancelář u klientů zpracovává údaje v rozsahu nezbytném pro poskytování právních služeb podle smlouvy uzavřené s klientem. Advokátní kancelář dále, v souvislosti s poskytováním právních služeb klientům, zpracovává osobní údaje třetích osob (např. smluvní strany/protistrany klientů). Jedná se zejména o identifikační a kontaktní údaje, další údaje včetně údajů o majetkové situaci klienta a údaje o případně vedených soudních či jiných řízeních. Tyto údaje tak mohou zahrnovat údaje klientů nebo třetích stran v rozsahu jméno, příjmení, datum narození, rodné číslo, adresa trvalého bydliště, telefonní spojení, e-mailová adresa, rodinný stav a rodinná situace, finanční situace, bankovní účet, údaje o probíhajících / ukončených / hrozících soudních / exekučních / správních řízeních, údaje o případných trestních řízeních a trestních věcech, údaje z dokumentů předložených klientem, popř. video/audio nahrávky, a další osobní údaje nezbytné pro plnění smlouvy s klientem.

Zaměstnanci

U zaměstnanců může Advokátní kancelář zpracovávat osobní údaje získané z jejich životopisů nebo získané v průběhu přijímání do zaměstnání, které obvykle zahrnují jejich jméno, příjmení, datum a místo narození, státní příslušnost, trvalý / přechodný pobyt, kontaktní adresa, telefonní číslo, e-mailová adresa, další osobní údaje obsažené v jejich životopisech (například rodinný stav, vzdělání, znalost cizích jazyků, odborné znalosti a dovednosti, předchozí zaměstnání, případně fotografie), rodné číslo, bankovní účet, případně další osobní údaje potřebné pro plnění povinností zaměstnavatele podle zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce a povinností vyplývajících z daňových předpisů, předpisů upravujících sociální zabezpečení a zdravotní pojištění a předpisů upravujících náhradu mzdy zaměstnanci v dočasné pracovní neschopnosti.

Uchazeči o zaměstnání

U uchazečů o zaměstnání může Advokátní kancelář zpracovávat osobní údaje získané z jejich životopisů nebo získané v průběhu přijímání do zaměstnání, které obvykle zahrnují jejich jméno, příjmení, datum a místo narození, státní příslušnost, trvalý/přechodný pobyt, kontaktní adresa, telefonní číslo, e-mailovou adresu, další osobní údaje obsažené v jejich životopisech (například rodinný stav, vzdělání, znalost cizích jazyků, odborné znalosti a dovednosti, předchozí zaměstnání, případně fotografie uchazeče).

Dodavatelé Advokátní kanceláře a další fyzické osoby, které s ní spolupracují

Osobní údaje zpracovávané u dodavatelů a jejich zástupců zahrnují jejich jméno, příjmení a kontaktní údaje (telefonní číslo, e-mailová adresa), datum narození, adresu trvalého pobytu, adresu sídla, IČO, DIČ, čísla bankovních účtů a údaje o přijatém a poskytnutém plnění.

Návštěvníci webových stránek

U návštěvníků webových stránek Advokátní kancelář zpracovává IP adresu a cookies, informace o procházení webu, informace o zařízení návštěvníka, jeho lokaci apod. Pokud návštěvník dobrovolně vloží své osobní údaje, pak webové stránky Advokátní kanceláře shromažďují vložené osobní údaje. Mezi tyto údaje patří, mimo jiné, jméno, pracovní zařazení, adresa společnosti, e-mailová adresa a telefonní či faxové číslo.

Zvláštní kategorie osobních údajů

Advokátní kancelář nezpracovává tzv. zvláštní kategorie osobních údajů (dále jen „citlivé údaje“), s výjimkou:

(i) případných osobních údajů o zdravotním stavu v pracovnělékařské oblasti (např. v souvislosti se vstupní lékařskou prohlídkou, nebo s lékařskými posudky o schopnosti vykonávat určitou práci, či o pracovních úrazech nebo nemocech z povolání);
(ii) případů, kdy je zpracování citlivých údajů v návaznosti na poskytování právních služeb Advokátní kanceláří klientovi nezbytné pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků nebo pokud soudy jednají v rámci svých soudních pravomocí.

Právní základ a účel zpracování

Advokátní kancelář zpracovává osobní údaje pouze na základě právních titulů a v souladu s účely zpracování stanovenými v tomto informačním sdělení, kterými jsou převážně plnění smlouvy, plnění právní povinnosti a oprávněný zájem Advokátní kanceláře nebo třetí osoby.

Smlouva o poskytování právních služeb

Advokátní kancelář poskytuje své právní služby klientům na základě smlouvy o poskytování právních služeb, která je právním základem pro zpracování osobních údajů klientů. Poskytování osobních údajů je povinností subjektu údajů – klienta (dále jen “klient“), která vyplývá z výše uvedené smlouvy, a to v rozsahu, který je nezbytný pro účely naplnění smlouvy uzavřené mezi klientem a Advokátní kanceláří. Advokátní kancelář poskytnuté osobní údaje používá a zpracovává za účelem řádného poskytování svých služeb (zejména plnění povinností ze smlouvy o poskytování právních služeb a plnění souvisejících právních povinností vyplývajících z předpisů upravujících výkon advokacie nebo z jiných právních předpisů včetně daňových).

Pracovní a obdobné smlouvy

Advokátní kancelář je zaměstnavatelem podle zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce a v souladu s tímto právním předpisem vede osobní spisy zaměstnanců. Osobní údaje zaměstnanců dále zpracovává pro plnění povinností vyplývajících z daňových předpisů, předpisů upravujících sociální zabezpečení a zdravotní pojištění a předpisů upravujících náhradu mzdy zaměstnanci v dočasné pracovní neschopnosti.

Smlouvy s dodavateli nebo obdobné smlouvy

Osobní údaje dodavatelů Advokátní kanceláře a dalších spolupracujících fyzických osob, popř. jiné údaje, které Advokátní kancelář obdrží od dodavatele v souvislosti s uzavřením či plněním smlouvy, budou zpracovány za účelem plnění smluvních povinností s dodavateli, plnění souvisejících zákonných povinností coby zákazníka a daňového subjektu a za účelem řádného výkonu své činnosti, zajišťování chodu Advokátní kanceláře zejména po stránce organizační, hospodářské a finanční.
Mezi další účely zpracování, případně tituly zpracování patří také zajištění provozních činností, plnění zákonných povinností jako potenciálního zaměstnavatele a využití pro případné uzavření pracovní smlouvy (u uchazečů o zaměstnání), účetní a daňové účely, archivnictví vedené na základě zákona, vyřizování požadavků zaslaných prostřednictvím elektronických formulářů, zasílání obchodních sdělení a nabídka služeb a produktů.

Návštěvníci webových stránek

Osobní údaje návštěvníků webových stránek jsou zpracovávány za účelem hodnocení návštěvnosti webu a tvorby statistik a evidencí, a to na základě našeho oprávněného zájmu spočívajícího ve zpřístupnění webové stránky, sledování provozu na webových stránkách a v jejich optimalizaci, zjištění a vyřešení potenciálních technických problémů a zabránění případnému zneužívání obsahu internetových stránek Advokátní kanceláře. Advokátní kancelář tyto údaje využije pouze k účelům uvedeným tam, kde byly poskytnuty. Je-li to v zájmu návštěvníků Advokátní kancelář smí použít uvedené informace k tomu, aby se s návštěvníky spojila či k dokonalejšímu zjištění potřeb návštěvníků a následnému zlepšení služeb Advokátní kanceláře.

Příjemci osobních údajů

• Zpracovateli a příjemci osobních údajů jsou:
• oprávnění zaměstnanci,
• advokáti spolupracující s Advokátní kanceláří,
• orgány veřejné moci (např. soudy, správní orgány),
• dodavatelé a poskytovatelé služeb,
• další příjemci dle potřeb a pokynů klienta.

Advokátní kancelář zpřístupňuje osobní údaje pouze oprávněným zaměstnancům a spolupracujícím advokátům či jednotlivým zpracovatelům osobních údajů smluvně sjednaným Advokátní kanceláří, případně dalším správcům, vždy však pouze v míře nezbytné pro naplnění jednotlivých účelů zpracování a na základě odpovídajícího právního titulu pro zpracování osobních údajů. Osobní údaje, které Advokátní kancelář shromažďuje o subjektu údajů, dále neposkytuje třetím osobám, s výjimkou případů popsaných v tomto informačním sdělení nebo případů, kdy o tom Advokátní kancelář subjekt údajů jinak výslovně informuje.
Za účelem svého řádného fungování Advokátní kancelář případně sdílí osobní údaje zaměstnanců a dodavatelů s externí účetní společností. K osobním údajům zpracovávaným Advokátní kanceláří mohou mít výjimečně nahodilý přístup správci IT systémů či poskytovatelé obdobných IT služeb. Advokátní kancelář smí předat osobní údaje svých klientů dalším příjemcům dle potřeb a pokynů klientů (např. překladatelské agentuře).
Advokátní kancelář rovněž poskytuje osobní údaje státním a jiným veřejným orgánům, například pokud to od ní vyžaduje zákon, nebo v reakci na požadavek soudů, orgánů činných v trestním řízení nebo jiných veřejných orgánů; nebo pokud se Advokátní kancelář domnívá, že takové poskytnutí je nezbytné pro zabránění fyzické újmě, škody nebo finanční ztrátě.
Advokátní kancelář nezpřístupňuje osobní údaje příjemcům ve třetích zemích ani v rámci mezinárodních organizací. Ve výjimečných případech ale může předávat osobní údaje do třetích zemí, mimo Evropský hospodářský prostor, např. USA a Švýcarsko. V případě, že budou osobní údaje předány do zemí mimo Evropský hospodářský prostor nebo do zemí, které nemají odpovídající úroveň ochrany podle platných zákonů, zejména GDPR a dalších předpisů EU a vnitrostátních předpisů o ochraně osobních údajů, bude toto předání uskutečněno na základě výjimky vztahující se na konkrétní situaci. Správce zajistí, že budou poskytnuty odpovídající záruky, aby byla zajištěna ochrana osobních údajů v souladu s GDPR, tedy zejména s čl. 42 odst. 2 GDPR.

Doba zpracování a uchování osobních údajů

Osobní údaje budou zpracovávány po dobu nezbytně nutnou pro naplnění účelů stanovených v tomto informačním sdělení, zejména k zajištění všech práv a povinností plynoucích z příslušného smluvního vztahu a dále po dobu, po kterou je Advokátní kancelář povinna jakožto správce osobních údajů osobní údaje uchovávat podle obecně závazných právních předpisů, nebo na kterou byl subjektem údajů ke zpracování udělen souhlas. U úspěšných uchazečů o zaměstnání se předložené životopisy a další dokumenty stávají součástí osobního spisu zaměstnance. Životopisy neúspěšných uchazečů jsou uchovávány pro účely případného pozdějšího oslovení zájemce maximálně po dobu jednoho roku po zaslání životopisu či ukončení přijímacího řízení, a poté jsou skartovány či jinak likvidovány. V ostatních případech vyplývá doba zpracování z účelu zpracování, kterému musí být přiměřená, anebo je dána právními předpisy v oblasti ochrany osobních údajů. Následně s osobními údaji bude naloženo dle platné právní úpravy, zejm. zákona č. 85/1996 Sb. (zákon o advokacii), zákona č. 499/2004 Sb. (zákon o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů) a Nařízení GDPR.

Práva klienta

Klient, jakožto subjekt údajů, má v souvislosti se zpracováním osobních údajů práva, která vyplývají z právních předpisů a která může kdykoliv uplatnit. Jedná se o následující práva:

Právo na přístup k osobním údajům znamená, že klient má právo od správce – advokáta získat informace o tom, zda zpracovává jeho osobní údaje, a pokud ano, o jaké údaje se jedná a jakým způsobem jsou zpracovávány. Klient má také právo, aby správce-advokát bez zbytečného odkladu opravil na jeho žádost nepřesné osobní údaje, které se ho týkají. Neúplné osobní údaje má klient právo kdykoli doplnit.

Právo na výmaz osobních údajů představuje jinými slovy vyjádřenou povinnost správce – advokáta zlikvidovat osobní údaje, které o klientovi zpracovává, pokud jsou splněny určité podmínky a klient o to požádá.
Klient má právo, aby správce – advokát v určitých případech omezil zpracování jeho osobních údajů. Proti zpracování, které je založeno na oprávněných zájmech správce – advokáta, třetí strany nebo je nezbytné pro splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, má klient právo kdykoli vznést námitku.
Právo na přenositelnost údajů dává klientovi možnost získat osobní údaje, které správci poskytl, v běžném a strojově čitelném formátu. Tyto údaje může následně předat jinému správci, nebo pokud je to technicky možné, žádat, aby si je správci předali mezi sebou.
V případě, že bude klient jakkoli nespokojen se zpracováním svých osobních údajů prováděné správcem – advokátem, může podat stížnost přímo jemu, nebo se obrátit na Úřad pro ochranu osobních údajů.
Pokud udělíte Advokátní kanceláři souhlas se zpracováním osobních údajů pro účely zasílání personalizovaných marketingových sdělení či pro účely oslovování s nabídkami služeb Advokátní kanceláře, a to prostřednictvím e-mailu či telefonního kontaktu, vezměte na vědomí, že poskytnutí tohoto souhlasu je dobrovolné a že lze souhlas kdykoli odvolat. Souhlas je poskytován do jeho odvolání. Neposkytnutí souhlasu nemá vliv na plnění smlouvy. Právo kdykoli odvolat souhlas se zpracováním osobních údajů se neuplatní, jelikož osobní údaje klienta jsou zpracovávány z důvodu plnění smlouvy uzavřené s klientem, nikoli na základě souhlasu se zpracováním.
S ohledem na specifický charakter činnosti Advokátní kanceláře (výkon advokacie) může být výkon některých práv subjektů údajů výrazně omezen (zejména pro případy zpracování osobních údajů týkajících se konkrétních právních případů).
Více informací o právech klienta je k dispozici na internetových stránkách Úřadu pro ochranu osobních údajů. (https://www.uoou.cz/6-prava-subjektu-udaj/d-27276). S dotazy týkajícími se tohoto sdělení či zpracování a ochrany jeho osobních údajů, se subjekt údajů také může obrátit na Advokátní kancelář na tel. čísle: +420 261 198 160, na e-mailové adrese: sak@advokatvam.cz nebo na adrese sídla Advokátní kanceláře.

Aktualizace informací

Toto informační sdělení může být kdykoliv aktualizováno v důsledku změn postupů Advokátní kanceláře pro zpracování a ochranu osobních údajů. Advokátní kancelář umístí na své webové stránky oznámení, kterým bude subjekty údajů informovat o všech významných změnách tohoto sdělení.
Advokátní kancelář Vítek Mrázek Kramný s.r.o., 25. května 2018
Formulář žádosti subjektu údajů: Žádost ve formátu .doc